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IV.b Internetplattformen
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Ergänzend zu dem bereits im Zusammenhang mit der Abwicklung von EU-Projekten Geschriebenen werden anhand der drei wesentlichen Elemente „zentrales Informationsmanagement“, „Wissensaustausch/Kommunikation“ und „Website“ die Funktionen von Internetplattformen näher beschrieben und die konkrete Nutzung erläutert.

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Abb. 2: Illustration der 3 Funktionen einer Internetplattform


Zentrales Informationsmanagement:
Internetplattformen eignen sich hervorragend, um zentral Dokumente abzulegen, zu verwalten und von jedem Internetanschluss aus abrufbar zu machen. Der Zugriff erfolgt über ein Berechtigungssystem, das sicherstellt, dass nur dafür vorgesehene Personen Zugang zu diesen Informationen erhalten.

Die durch das Verschicken von Dateien per E-Mail auftretenden Schwierigkeiten (siehe oben a.) werden durch ein zentrales Informationsmanagement weitgehend vermieden.

Um die Arbeit an gemeinsamen Dokumenten zu ermöglichen, stehen spezielle Funktionalitäten zur Verfügung, die üblicherweise unter den Begriffen Dokumenten-Management und Content-Management zusammengefasst werden. Die Bedienung ist selbstverständlich ohne Programmierkenntnisse für einfache Anwender möglich.

Im Wesentlichen haben sich folgende Funktionalitäten als unumgänglich für ein zentrales Informationsmanagement erwiesen:
  • Versionsmanagement:
    Jede Arbeitsversion eines Textes oder einer Datei erhält eine eigene Versionsnummer, unter der es verfügbar bleibt, die Arbeitshistorie lässt sich daher nachvollziehen. Als besonders sinnvoll herausgestellt hat sich die Möglichkeit, beim Setzen von Links entweder auf eine bestimmte Version oder die jeweils aktuellste Version eines Dokuments verweisen zu können.


  • Aufbau eines Ordnersystems im Baumstruktur:
    Dokumente können bestimmten Positionen innerhalb der Struktur zugeordnet werden.


  • Suchfunktion:
    Alle Texte sollten Volltext durchsuchbar sein, um auch denjenigen, die mit der Ordnerstruktur nicht vertraut sind, das rasche Auffinden von Dokumenten zu ermöglichen.


  • Up- und Download von Dateien verschiedener Formate (doc, xls, pdf etc.)


  • Referenzierbarkeit:
    Gute Software-Lösungen stellen ein Linkmanagement zur Verfügung. Dieses ermöglicht es, sowohl innerhalb der Plattform als auch von außen (z.B. in E-Mails) auf konkrete Informationen zu verweisen, und garantiert, dass Links auch dann noch funktionieren bzw. den Benutzer zumindest darauf hinweisen, falls das referenzierte Objekt verschoben oder gelöscht wurde.


  • Berechtigungssystem:
    Der Zugriff auf die Informationen ist beschränkt, es lassen sich entweder für einzelne Benutzer oder für Benutzergruppen verschiedene Lese- und Bearbeitungsrechte vergeben.


  • Metadaten:
    Jedes Stück Information wird mit Metadaten versehen. Diese werden entweder automatisch oder durch den Autor erstellt und erleichtern die Suche nach und das Verwalten von Dokumenten. Zumindest der Autor des Dokumentes und das Publikationsdatum sollten dabei immer zwingend angeführt werden.
Wissensaustausch/Kommunikation:
In eine Internetplattform lassen sich verschiedene Anwendungen für die Kommunikation innerhalb einer Gruppe sowie mit der Öffentlichkeit integrieren. Sie stellen damit eine wesentliche Ergänzung zum – sonst etwas überforderten (siehe oben a.) – E-Mail dar.

Die wichtigsten Anwendungen sind Diskussionsforum (siehe unten c.) und Chat (siehe unten d.). Immer wieder werden auch Instant Messaging-Systeme (siehe unten e.) und Videokonferenz-Lösungen mit eingebunden. Mittels Kommentar-Funktion (zu einzelnen Texten, wie häufig auf Nachrichtenportalen) oder Umfrage-Tools bieten manche Systeme weitere Möglichkeiten zur Partizipation an.

Website:
Die Möglichkeit, eine Internetplattform auch als Website verwenden zu können, rückt bei internationalen Forschungsprojekten immer stärker in den Mittelpunkt. Wie bereits in Kapitel I, a. erwähnt kommt dieser Funktion zentrale Bedeutung für die Dissemination der Ergebnisse von Forschungsprojekten zu.

Bei der Auswahl einer geeigneten Software für eine Internetplattform sind ein paar weitere Punkte zu beachten:

Application-Service-Providing (Mietmodell):
Application-Service-Providing (ASP) bietet die Möglichkeit, Anwendungen nicht selbst entwickeln und im eigenen Unternehmen betreiben zu müssen, sondern auszulagern und bei einem zentralen Application Service Provider zu mieten. Diese Alternative zur Eigeninstallation bietet eine Reihe von Vorteilen und setzt sich am Markt – allerdings oft unter anderem Namen - immer stärker durch:
  • Die Anwendung ist bereits entwickelt, wird idealerweise vielfach eingesetzt und kann vorab getestet werden. Man kauft nicht die Katze im Sack.


  • Die Software ist verfügbar, Lieferverzögerungen sind nicht zu erwarten.


  • Die Kosten ("Total Costs of Ownership") sind eindeutig kalkulierbar.


  • Es fallen keine hohen Anfangsinvestitionen für Hard- und Software an.


  • Erweiterung und Reduktion der Funktionalität sind bei guten Produkten jederzeit problemlos möglich.


  • Die garantierten Standards betreffend Verfügbarkeit und Sicherheit sind im eigenen Systemumfeld oft nur schwer zu erreichen.


  • Der Application Service Provider kümmert sich um Hard- oder Software, Backup und Updates.
Zu beachten ist, dass es sich bei den im ASP-Modell angebotenen Produkten um Standardsoftware handelt. Viele Systeme lassen sich zwar in hohem Maße anpassen, den eigenen Wünschen sind aber Grenzen gesetzt.

Grundsätzlich ist davon abzuraten, eine eigene Software-Lösung zu bauen bzw. bauen zu lassen. Wenn man nicht gerade den dringenden Wunsch nach aufreibenden Abenteuern verspürt, ist es besser, auch in diesem Bereich die Vorteile der arbeitsteiligen Wirtschaft zu nützen und sich an einen Spezialisten mit einer erprobter Software zu wenden. Die inhaltlichen und organisatorischen Aufgaben beim Aufbau und Betrieb einer Plattform sind meist fordernd genug.

Browserkompatibilität, Lauffähigkeit auf PC und Mac:
Gute Software-Lösungen unterstützen alle gängigen Browser (Internet Explorer, Mozilla, Opera etc.) und laufen sowohl auf PC als auch auf Mac.

Benachrichtigung
Ein zentrales Werkzeug für den Betrieb einer Internetplattform ist die Benachrichtigung per E-Mail über inhaltliche Änderungen. Diese hat sich als ganz entscheidend für die Verwendung eines Systems herausgestellt, sofern es für Benutzer möglich ist, sich personalisiert über die letzten Änderungen auf der gesamten Plattform, also über alle Bereiche hinweg, informieren zu lassen. Sind die Änderungen aus dem E-Mail direkt mittels Links ansteuerbar, müssen Benutzer nicht aktiv ihre Community-Plattformen besuchen und sich selbständig über Änderungen informieren – was praktisch nie geschieht, sondern werden dort „abgeholt“, wo sie gewohnheitsmäßig Einblick nehmen, nämlich in ihrer Inbox.

Gendergerechte Interfaces:
Im Rahmen von EU-Projekten werden Texte genderneutral formuliert. Das sollte nach Möglichkeit auch für die Benutzerführung auf einer Plattform (Interface) gelten.

Suchmaschinentauglichkeit:
Die am weitesten verbreitete Methode, Information im Internet zu suchen ist die Verwendung von Suchmaschinen (wie z.B. Google oder Yahoo). Wer dort nicht präsent ist, wird nicht gefunden. Bei der inhaltlichen und technischen Erstellung von Internetplattformen, und besonders bei der Planung der Dissemination, ist es daher entscheidend, den Aspekt der Suchmaschinentauglichkeit besonders zu beachten. In technischer Hinsicht ist vor allem von Bedeutung, dass die verwendete Software Suchmaschinen-Robots, das sind automatische Programme, die Webinhalte einlesen, unterstützt; was leider bei vielen Technologien noch nicht der Fall ist.


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